A organização financeira de qualquer instituição requer um sistema de controle de contas a pagar e contas a receber, por motivos bem simples, uma organização que não sabe quais são seus deveres financeiros tende a não ficar em funcionamento por muito tempo. 

Mas para que serve a Contas a Pagar e a contas a receber? 

As contas a pagar é o modulo que permite a visualização simples e objetiva de todos os deveres financeiros da organização, exemplo: compra de mercadorias, pagamentos de funcionários, manutenção de equipamentos, entre muito outros.

Tendo esse módulo você terá diversas vantagens como:

Prejuízo por culpa de não pagamento, saiba sempre quais são os deveres financeiros da empresa, evitando juros e multas.

Identificar quais são os gastos mais importantes para manter a empresa, sendo assim, se a mesma passar por momentos de apertos financeiros, saberá o que é essencial e o que não é.

Controle do ciclo operacional financeiro.

Separe suas contas pessoais das contas da empresa.

As Contas a Receber é o modulo que permite a visualização completa dos registros de entradas da empresa, em outras palavras quando dinheiro está para entrar na empresa.

Tendo esse modulo você terá vantagens como:

Visualização fácil das contas a receber da empresa, tenha certeza do quanto ira faturar no mês.

Cobre devedores da maneira correta, saiba a data da venda e o prazo dado ao cliente.

Planejamento financeiro de longo prazo. 

Como ter eficiência no controle de contas a pagar e receber

Mesmo a ideia de que o controle de contas é relativamente simples, se o controle não for usado de  forma constante e com planejamento poderá trazer resultados imprecisos à empresa.

E para evitar essa imprecisão e possíveis resultados negativos, veja algumas dicas para melhorar seu sistema de controle de contas.

Registre todos os movimentos independentes do seu valor, pois valores pequenos também fazem e diferença no final do mês. Para um controle realmente eficaz, é necessário registrar todas as entradas e saídas da empresa. Isso é fundamental para informações como: fluxo de caixa, produtos mais vendidos, controle de estoque e custos de setor.

Como evitar a inadimplência? Oferecendo desconto e vantagens por pagamento adiantados, ou à vista. 

Caso seu cliente realizar pagamento adiantado, por conta das vantagens oferecidas as hipóteses do mesmo se fidelizar ao seu negócio é alta.

O setor financeiro de uma empresa é uma das partes mais delicadas e fundamentais para o seu crescimento. O atraso no pagamento pode gerar vários empecilhos, como atraso de pagamento de funcionários ou fornecedores.

Cuidado para que não haja comportamento hostil que cause constrangimento ao cliente, o mesmo pode estar passando por dificuldades financeiras momentâneas, lembre-se de oferecer formas variáveis de parcelamento da dívida. O foco será sempre aumentar suas chances de recebimento da dívida.

A empresa deve ofertar treinamento específico para sua equipe a fim de que a mesma saiba lidar com situações difíceis que poderão vir a ocorrer. Sempre deixe registrado os que  foram ou são clientes inadimplentes, o histórico de tentativas de contato ou acordos.

Atenção com mercadorias paradas, um bom controle de estoque vende suas mercadorias baseado na ordem da compra. Mantenha seu estoque muito bem atualizado e registrado, uma peça mal cadastrada pode trazer margem de lucro errada.

Organização é a chave do sucesso, organize seus gastos em setores para ter o controle mais resumido e claro, por exemplo: equipe de programação, marketing, logística, financeiro, produção, suporte, etc. 

Assim, será possível fazer  levantamento de custos e identificar quais áreas serão passíveis de estratégias para corte de despesas.

Invista em tecnologia, seu negócio precisa estar atualizado com o mundo para evitar a obsolescência. Um sistema ERP, por exemplo, irá recolher todas as informações da sua empresa e após isso irá auxiliar na tomada de decisões,  tentando assim evitar ao máximo o cometimento de erros,  isso irá ajudar o fluxo de trabalho ser mais dinâmico entre muitos outros benefícios.